星空健康频道: 2025外贸圈都在用：创建报价单→一键转PI→在线付款，全程无需Excel

2025年12月12日星期五

在2025年的外贸圈，一种全新的工作方式正在迅速普及：从创建报价单到形式发票（PI）生成，再到客户在线付款，整个流程完全脱离Excel，实现了无缝数字化闭环。这种变革不仅大幅提升了工作效率，更重新定义了外贸业务的核心竞争力。

近期，外贸圈正在疯传的这款工具——Zoho Books进销存系统，越来越多外贸企业正在用Zoho进销存系统提高工作效率。

一、什么是Zoho Books进销存？为什么外贸人都在用它？

随着跨境电商和传统外贸的数字化转型加速，越来越多的外贸企业开始抛弃Excel表格，转向专业的进销存系统。

Zoho Books是一款专为中小企业设计的云端进销存管理系统，特别适合外贸B2B业务场景。它最大的特点就是将报价→订单→发票→收款→库存全流程打通，让外贸业务管理实现数字化、自动化。

通过Zoho进销存系统中，您可以实现：

创建报价单（Quotation）：选择客户、添加产品、自动计算金额，生成专业PDF一键转换为PI：客户确认后，点击"转换为形式发票（付款通知单）"，所有信息自动流转，无需重复输入收款后自动更新：记录付款信息，系统自动更新订单状态和财务数据

这种"一次输入，全程流转"的模式，可以为每个订单节省至少30分钟的重复劳动时间。

外贸业务最大的特点就是多币种交易。Zoho进销存系统支持180+种货币，并且可以：

自动获取实时汇率：系统每日更新汇率，也可手动设置多币种报价：不同客户可以用不同货币报价，或者同一个用户的多币种报价（企业版及以上版本），系统自动换算汇兑损益自动计算：财务报表自动显示汇兑盈亏，月底对账一目了然

对于同时做欧美、东南亚、中东等多个市场的外贸企业来说，这个功能简直是刚需。

Zoho进销存系统可以集成PayPal、Stripe等多种国际在线支付方式：在发送给客户的PI或Invoice中，可以直接嵌入"Pay Now"按钮。客户点击后跳转到支付页面，完成付款后：

系统自动记录收款订单状态自动更新为"已付款"自动发送收款确认邮件给客户财务数据实时同步

这种方式不仅加快了回款速度，还大大降低了人工记账出错的风险。

对于有自己仓库或做一件代发的外贸企业，库存管理是个大难题。Zoho进销存系统提供：

多仓库管理：可以设置国内仓、海外仓、第三方仓库自动库存扣减：订单确认后自动扣减库存数量库存预警：设置安全库存量，低于阈值.............