报税文件保留：重要性不可小觑
在美国，无论是个人还是企业，报税都不是一件一了百了的事情，报税文件的保留有着极为关键的意义。从个人层面来说，这些文件是个人财务状况的有力证明。就拿申请贷款来说，银行可能会要求查看过去几年的报税文件，以此评估你的收入稳定性和还款能力 。如果你能及时、准确地提供这些文件，无疑会为贷款申请加分，提高获批的成功率。再比如申请某些政府福利时，报税文件也是审核的重要依据，关乎你是否符合资格。美国对于报税文件的保留期限有着明确且细致的规定，总体上可以分为 3 年、7 年、永久保留这几种常见情况 ，但每种情况都有其特定的适用条件。
需保留 3 年的报税文件
常规税务文件
在众多需要保留 3 年的报税文件中，W-2 表格是最为常见的一种，它由雇主发放给员工 ，详细记录了员工在一个纳税年度内的工资、小费以及其他形式的报酬，同时还包含了雇主代扣的联邦所得税、社会保障税和医疗保险税等信息。对于上班族来说，W-2 表格是申报个人所得税时最重要的基础文件之一，通过它，IRS 能够清晰地了解员工的收入和纳税情况。
1099 表格也是常见的税务文件，它涵盖了多种非雇员收入的报告 。比如1099-NEC用于报告非雇员的劳动报酬，适用于独立承包商和自雇人员；1099-DIV 用于报告从股票、基金、债券等投资中获得的股息收入；1099-INT 记录从银行存款、债券和其他金融产品中获得的利息收入等。不同类型的 1099 表格，反映了纳税人多样化的收入来源，对于全面准确地申报收入起着关键作用。
还有1098表格，其中最常见的是1098表格用于显示纳税人支付的房贷利息金额 ，这对于拥有房产并背负房贷的纳税人来说至关重要，房贷利息在一定条件下可以作为税前扣除项目，减少应税收入，从而降低纳税金额；1098-C表格则用于申报向合格的慈善机构捐赠汽车、船只或飞机的扣除，并且价值超过500美元时使用，这类捐赠也能享受相应的税收优惠政策 。这些常规税务文件，在纳税人的报税过程中不可或缺，它们共同构建了 IRS 审核纳税人税务情况的重要依据，所以需要保留 3 年，以应对可能的审计。
收入与扣除相关文件
除了上述常规税务文件，能证明收入和可扣除项目的文件也需要保留 3 年。工资单是证明收入的直接文件，它详细记录了员工每次的工资发放金额、扣除项目等信息，与 W-2 表格相互印证，确保收入申报的准确性。捐赠收据也是重要的扣除证明文件。在美国，向符合条件的慈善机构捐赠可以享受税收减免政策 ，纳税人在报税时需要提供捐赠收据作为扣除依据。医疗费用单据同样不可忽视。如果纳税人的医疗费用支出达到一定标准，部分费用可以在报税时作为扣除项目 。保留医疗费用单据，如医院的收费发票、药品购买凭证等，能让纳税人在申报时准确计算可扣除的医疗费用金额。
需保留 3 年以上的报税文件
特殊情况延长至 6 年
对于自营业主、小公司经营者或收入来源复杂的个人来说，税务情况往往更为复杂。自营业主的收入来源可能涉及多个项目，如产品销售、服务提供等，每一项收入都需要准确记录和申报 。小公司经营者除了日常的业务收入，还可能有投资收益、补贴收入等。收入来源复杂的个人，可能同时拥有工资收入、兼职收入、投资收入等多种类型。
这些人群如果漏报收入超过应报收入的25%，法律追诉期就会从3年延长至6年 。这是因为他们的税务情况本身就存在更多的不确定性和复杂性，漏报收入的风险相对较高。一旦被 IRS 发现漏报问题，6 年的追诉期能够确保 IRS 有足够的时间进行全面审查，核实真实的税务状况，避免国家税收流失 。所以，为了应对可能的6年追诉期审查，这些人通常应将1099号码、收据和其他业务开支记录等相关文件保存至少6年。
7年保留期的文件
当纳税人持有无价值的股票及证券时，意味着这些投资已经失败，资产价值归零。在报税时，纳税人可能会就这部分损失申请税务减免，以减少应税收入 。为了证明这部分损失的真实性和合理性，相关的税表和税务材料就显得至关重要。<.............
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